Compliance-Richtlinien

Zur Erfüllung der Aufgabe, sich tiefgreifender auf dem deutschen Markt positionieren zu können und den guten Ruf als verlässlichen und fairen Partner gerecht zu werden, soll die Compliance-Richtlinie unser ethischer und rechtlicher Kompass sein. Sie enthält die grundlegenden Regeln für unser Verhalten innerhalb der KMS Unternehmensgruppe sowie gegenüber unseren Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit. Die Compliance-Richtlinie ergänzt und präzisiert unsere Unternehmensgrundsätze verantwortlich, teamorientiert und unternehmerisch. Die Geschäftsführung erwartet von jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter und im besonderen Maße von den Führungskräften der KMS Unternehmensgruppe, dass die Regeln der Compliance-Richtlinie strikt ingehalten werden. Auf diese Weise wollen wir das mit der führenden Position in unserern vertretenen Branchen verbundene Ansehen in der Fachwelt und der Öffentlichkeit wahren und ausbauen.

Die Geschäftsführung - Münster, den 23.05.2022

Inhaltsverzeichnis

Definition und Anwendungsbereich

Compliance bedeutet Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen. Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Organmitglieder der KMS Unternehmensgruppe - nachfolgend einheitlich Mitarbeiter genannt - verpflichtend.

Informationspflicht

Jeder Mitarbeiter muss sich über die für seinen Verantwortungsbereich geltenden EU-Richtlinien, Gesetze, Vorschriften und internen (Dienst-)Anweisungen informieren. In Zweifelsfällen ist Rat bei der Rechtsabteilung der KMS Unternehmensgruppe, der zuständigen Fachabteilung oder bei im jeweiligen Land tätigen Juristen einzuholen. Für einzelne Regelungsbereiche bestehen KMS-Unternehmensgruppe-Richtlinien, Prozessrichtlinien, Arbeitsanweisungen, Merkblätter usw., die die Regeln dieser Compliance-Richtlinie präzisieren und die von den Mitarbeitern zu beachten sind.

Grundsätzliche Verhaltensanforderungen

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet,

die in seinem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen einzuhalten.
fair, respektvoll und vertrauenswürdig bei allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen zu sein.
das Ansehen der KMS Unternehmensgruppe zu achten und zu fördern.
Interessenkonflikte zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten zu vermeiden.
sich oder anderen keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen.
die Gesetze und Bestimmungen über die Arbeitssicherheit, den Umweltschutz und den Datenschutz einzuhalten.
Compliance-Verstöße dem Compliance Officer (Absatz 18) unverzüglich zu melden.
Jeder Vorgesetzte ist darüber hinaus verpflichtet, die Führungsgrundsätze der KMS Unternehmensgruppe einzuhalten.
Mitarbeiter nur nach ihrer Leistung zu beurteilen und die Einhaltung dieser Richtlinie in seinem Verantwortungsbereich sicherzustellen.

Gleichbehandlung

Benachteiligungen aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität sind strikt untersagt. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern sowie bei der Einstellung, Beförderung oder Entlassung von Mitarbeitern.

Verbot von Bestechung und Korruption

Korruption schädigt den Wettbewerb, verhindert „fair play“, entspricht nicht unseren Unternehmenswerten und setzt die KMS Unternehmensgruppe sowie jeden einzelnen ihrer Mitarbeiter einem unnötigen Haftungsrisiko aus.

Es ist strikt verboten:

in- und ausländischen Amtsträgern im Zusammenhang mit ihrer dienstlichen Stellung für die Vornahme oder Unterlassung einer Amtshandlung einen persönlichen Vorteil anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren.
Mitarbeitern oder Vertretern in- oder ausländischer Unternehmen rechtswidrige persönliche Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren.
unrechtmäßige Handlungen anderer Personen zu unterstützen.
unrechtmäßige Handlungen mit Hilfe von anderen durchführen zu lassen, zum Beispiel von Angehörigen, Freunden, Agenten, Beratern, Planern und Vermittlern.
rechtswidrige persönliche Vorteile zu verlangen oder anzunehmen.

Einladungen, Geschenke und Veranstaltungen

Einladungen und Geschenke gehören zum menschlichen Miteinander und höflichen Umgang. Die Mitarbeiter der KMS Unternehmensgruppe dürfen Geschäftspartnern Einladungen aussprechen und Geschenke machen und von diesen Einladungen und Geschenke annehmen, soweit diese sich im angemessenen Rahmen bewegen.

Um bereits den Anschein von Korruption zu vermeiden, gelten folgende Regeln:

Mitarbeiter der KMS Unternehmensgruppe müssen Einladungen und Geschenke ablehnen, wenn sie ersichtlich oder vermutlich mit einer konkreten Erwartung einer irgendwie gearteten Gegenleistung verbunden sind.
Sie müssen Einladungen und Geschenke auch dann ablehnen, wenn die Annahme gegen Gesetze oder interne Weisungen verstoßen würde.
Mitarbeiter der KMS Unternehmensgruppe dürfen keine Zuwendungen verlangen.

Bei der Gewährung von Vorteilen gilt Entsprechendes.

Die Teilnahme an Fachveranstaltungen durch Mitarbeiter der KMS Unternehmensgruppe ist zulässig und erwünscht. Das Gleiche gilt für die Durchführung von Fachveranstaltungen.

Einladungen zu und die Teilnahme an sozialen, gesellschaftlichen und Freizeit-Events im geschäftlichen Umfeld sind zulässig, wenn sie sich im angemessenen Rahmen bewegen. Sie dürfen keinesfalls auch nur den Eindruck erwecken, dem fairen Wettbewerb zu schaden oder Interessen zu vermischen.

Vermeidung von Interessenkonflikten

Jeder Mitarbeiter muss seine privaten Interessen und die Interessen der KMS Unternehmensgruppe streng voneinander trennen. Bereits der Anschein eines Interessenkonflikts ist zu vermeiden.

Um dies zu erreichen, dürfen die folgenden Aufträge nur dann erteilt und die Tätigkeiten nur dann durchgeführt werden, wenn sie vorher von dem zuständigen Geschäftsführer genehmigt wurden:

Aufträge an nahestehende Personen (zum Beispiel Ehegatten, Verwandte, Freunde und private Geschäftspartner.)
Aufträge an Unternehmen, in denen nahestehende Personen arbeiten.
Aufträge an Unternehmen, an denen nahestehende Personen mit 5 % und mehr beteiligt sind.
Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen.
Nebentätigkeiten für Geschäftspartner.

Mitarbeiter, die sich direkt oder indirekt mit 5 Prozent und mehr an einem Wettbewerbsunternehmen beteiligen möchten oder bereits beteiligt sind, müssen dies der Geschäftsführung melden. Es wird geprüft, ob ein Interessenkonflikt besteht.

Bekämpfung von Geldwäsche

Die KMS Unternehmensgruppe arbeitet nur mit seriösen Geschäftspartnern zusammen, die sich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bewegen und keine illegalen Finanzmittel verwenden.

Jeder Mitarbeiter hat die Gesetze gegen Geldwäsche zu befolgen und Verdachtsmomente, die auf Geldwäsche hindeuten, unverzüglich dem jeweiligen Leiter der Buchhaltung und der Geschäftsführung zu melden.

Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern

Die KMS Unternehmensgruppe erwartet von Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten:

die Einhaltung aller geltenden Gesetze.
das Unterlassen von Korruption.
die Beachtung der Menschenrechte.
die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit.
die Beachtung der Rechtsvorschriften des internationalen Wirtschaftsverkehrs.
insbesondere die Einhaltung der Export- und Importverbote sowie der Embargobestimmungen.
den Schutz der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter.
die Einhaltung der relevanten nationalen Gesetze und internationalen Standards zur Arbeitssicherheit, zum Umweltschutz und Datenschutz.
dass diese Punkte auch in der eigenen Lieferkette umgesetzt und eingehalten werden.

Arbeitssicherheit und Umweltschutz

Im Interesse der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter und Besucher hat jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten.

Jeder Mitarbeiter ist für den Umweltschutz in seinem Arbeitsbereich mitverantwortlich und verpflichtet, die Gesetze, Vorschriften und Standards zum Umweltschutz einzuhalten.

Datenschutz

Als international tätiges Unternehmen ist für die KMS Unternehmensgruppe die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnolgie ein unabdingbarer Bestandteil der Geschäftsprozesse.

Hierbei sind die Mitarbeiter verpflichtet, personenbezogene Daten in allen Geschäftsprozessen sensibel zu handhaben. Personenbezogene Daten dürfen nur gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen erhoben, genutzt und aufbewahrt werden. Das gilt für Mitarbeiterdaten ebenso wie für Daten von Kunden, Lieferanten, Wettbewerben und sonstigen Personen.

Insbesondere darf eine Datenverarbeitung nur erfolgen, wenn der/die Betroffene zuvor eingewilligt hat oder dies aus anderen Gründen rechtlich zulässig ist. Mit personenbezogenen Daten ist sparsam umzugehen; ihre Verarbeitung muss in jedem Fall erforderlich sein.

Zur Gewährleistung effektiven Datenschutzes hat die KMS Unternehmensgruppe Datenschutzbeaufragte bestellt und entsprechende Richtlinien erlassen.

Schutz des Unternehmens

Jeder Vorgesetzte muss in seinem Verantwortungsbereich eine Organisation aufbauen, die das Unternehmen und sein Vermögen vor Verlust und Missbrauch schützt. Das Unternehmensvermögen darf nicht für private Zwecke verwendet werden.

Der Einkauf und Verkauf von Unternehmensvermögen muss transparent, nachvollziehbar, wirtschaftlich und zu marktgerechten Konditionen erfolgen. Persönliche Interessen einzelner Mitarbeiter dürfen die Entscheidungen und wirtschaftlichen Transaktionen nicht beeinflussen.

Firmen- und geschäftsbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur im Rahmen des Aufgabengebiets verwendet werden.

Verhalten gegenüber Wettbewerbern

Das Wettbewerbsrecht und das Kartellrecht sind zu beachten.
Es dürfen keine Preise, Mengen und Konditionen mit Wettbewerbern ausgetauscht oder abgesprochen werden.
Absprachen mit Wettbewerbern über eine Marktaufteilung sind nicht zulässig.
Das Sponsoring und die Leistung von Spenden hat in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und vorstehenden Regelungen zur Vermeidung von Korruption und Interessenkonflikten und zum Schutz des Unternehmensvermögens zu erfolgen.

Spenden & Sponsoring

Die KMS Unternehmensgruppe leistet Geld- und Sachspenden für gemeinnützige und wohltätige Zwecke wie Soziales, Sport, Bildung, Wissenschaft und Kultur.

Spenden dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung des jeweiligen Geschäftsführers in Übereinstimmung mit der gültigen Geschäftsordnung geleistet werden.

Die KMS Unternehmensgruppe tritt auch als Sponsor von Veranstaltungen und Projekten zugunsten der genannten gemeinnützigen und wohltätigen Zwecke auf.

Firmen- und geschäftsbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur im Rahmen des Aufgabengebiets verwendet werden.

Konsequenzen bei Compliance-Verstößen

Für Mitarbeiter können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

Abmahnung
Kündigung
Schadenersatzansprüche Dritter und der KMS Unternehmensgruppe
Geldstrafe und -buße
Freiheitsstrafen

Für die KMS Unternehmensgruppe können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

Schadenersatzansprüche Dritter
kostenintensive Gerichtsprozesse
Geldbuße und Gewinnabschöpfung
Imageverluste

Hinweisgebersystem / EU-Whistleblower-Richtlinie

Unser Hinweisgebersystem dient dem Zweck zum Gewinnen von Informationen, das einsetzen von Ermittlern in Unternehmen und Verwaltungen, um unseren Mitarbeitern und auch Personen des Umfeldes einen vertraulichen Kommunikationskanal zu eröffnen.

Ziel dieses Systemes ist neben der frühzeitigen Aufdeckung vor allem die Prävention interner Missstände und Risiken.

Korrektes und regelkonformes Verhalten hat für die KMS Unternehmensgruppe höchste Priorität. Unser Unternehmenserfolg fußt auf Integrität und Regeltreue. Damit wir diesem Anspruch gerecht werden können, ist es wichtig, von potentiellem Fehlverhalten zu erfahren und dieses abzustellen. Das Hinweisgebersystem bietet die Möglichkeit, potentielle Regelverstöße von Mitarbeitern zu melden.

Zu unserem Hinweisgebersystem: Hinweisgebersystem

Ansprechpartner

Wenn Sie Bedenken oder Fragen haben:

Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder der zuständigen Fachabteilung, zum Beispiel mit der Personalabteilung bei arbeitsvertraglichen Themen.
Ist die Klärung mit dem Vorgesetzten oder der zuständigen Fachabteilung nicht möglich oder bleiben weiterhin Bedenken, steht das Hinweisgebersystem als Funktion zur Verfügung.
Die Geschäftsführung kann jederzeit direkt angesprochen werden, auf Wunsch auch vertraulich und anonym.

Wenn Ihnen Compliance-Verstöße bekannt werden:

sind Sie verpflichtet, die Geschäftsführung unverzüglich zu informieren

Kontaktdaten

KMS Unternehmensgruppe
Compliance und Recht
An der Alten Ziegelei 36 B
48157 Münster (Westf.)

compliance@kms-gruppe.de
0251 / 952 039 00

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